Secrétaire des Ventes / Sales Secretary Job

L'Érablière du Pont d'Or, située à Saint-Quentin, NB, recherche un(e) Secrétaire des Ventes expérimenté(e) et motivé(e) pour rejoindre notre équipe.
L'Érablière du Pont d'Or, situated in Saint-Quentin, is looking for an experienced and motivated Sales Secretary to join our team.
Langue de travail : Anglais ou Français
Salaire : 21 $/heure
Horaire : 40 heures/semaine
Poste permanent à temps plein
Date de début : 2024-06-03

Language of work: English or French
Salary: $21/h
Schedule: 40H/week
Permanent full-time
Start date: 2024-06-03

Responsabilités:
 Soutien Administratif :
Assurer un support administratif efficace à l'équipe des ventes, incluant la gestion des appels, des courriels et autres correspondances.
Maintenir des systèmes de classement organisés pour les documents et dossiers liés aux ventes.
 Traitement des Commandes :
Participer au traitement des commandes de vente et à la gestion précise des transactions clients.
Coordonner avec l'équipe de production pour assurer une exécution rapide des commandes.
 Communication Client :
Communiquer avec les clients au sujet du statut des commandes, des informations produits, et des demandes générales.
Gérer les préoccupations des clients ou les orienter vers le département approprié pour résolution.
 Coordination des Ventes :
Travailler étroitement avec l'équipe des ventes pour coordonner les rendez-vous, les réunions, et les déplacements.
Participer à la préparation des présentations de ventes, rapports, et propositions.
 Saisie de Données et Rapports :
Entrer et mettre à jour les informations clients dans la base de données de l'entreprise.
Générer des rapports de ventes et contribuer à l'analyse des données de ventes.
 Gestion des Stocks :
Surveiller et gérer les niveaux de stock pour assurer la disponibilité des produits pour les clients.
Collaborer avec les équipes de production et d'entrepôt pour le suivi et la gestion des stocks.
 Documentation :
Préparer et maintenir des documents précis des transactions de vente, contrats, et accords.
Contribuer à la préparation et à la relecture des documents liés aux ventes.
 Gestion de la Relation Client (CRM) :
Utiliser les outils CRM pour gérer les interactions clients, suivre les pistes, et mettre à jour les profils clients.
Coordination des Réunions :
Planifier et coordonner les réunions de ventes, rédiger des comptes-rendus, et distribuer les informations pertinentes à l'équipe.
 Support Général :
Fournir un support administratif général au département des ventes au besoin.
Collaborer avec d'autres départements pour un soutien interfonctionnel lorsque nécessaire.

Responsibilities
 Administrative Support:
Provide administrative support to the sales team, including handling phone calls, emails, and other correspondence.
Maintain organized filing systems for sales-related documents and records.
 Order Processing:
Assist in processing sales orders and maintaining accurate records of customer transactions.
Coordinate with the production team to ensure timely order fulfillment.
 Customer Communication:
Communicate with customers regarding order status, product information, and general inquiries.
Address customer concerns or redirect them to the appropriate department for resolution.
 Sales Coordination:
Work closely with the sales team to coordinate appointments, meetings, and travel arrangements.
Assist in preparing sales presentations, reports, and proposals.
 Data Entry and Reporting:
Enter and update customer information in the company's database.
Generate sales reports and assist in analyzing sales data.
 Inventory Management:
Monitor and manage inventory levels to ensure product availability for customers.
Collaborate with the production and warehouse teams to track and manage stock.
 Documentation:
Prepare and maintain accurate documentation of sales transactions, contracts, and agreements.
Assist in preparing and proofreading sales-related documents.
 Customer Relationship Management (CRM):
Utilize CRM tools to manage customer interactions, track leads, and update customer profiles.
 Meeting Coordination:
Schedule and coordinate sales meetings, take meeting minutes, and distribute relevant information to the team.
 General Support:
Provide general administrative support to the sales department as needed.
Collaborate with other departments for cross-functional support when required.

Qualifications :
Éducation : Diplôme d'études secondaires
Expérience : 1 à moins de 2 ans
Bonnes compétences en communication
Souci du détail
Capacité à travailler sous pression

Qualifications:
Education: Secondary (high) school graduation certificate
Experience: 1 year to less than 2 years
Good communications skills
Detail oriented
Work under pressure